Ventas en campo

Actualizado: agosto 2026

En ventas en campo el gasto lo hace una persona y lo comprueba otra, casi siempre semanas después. El vendedor carga gasolina el martes, come con un cliente el miércoles y entrega el sobre de tickets el día 5 del mes siguiente, cuando la mitad de los portales ya cerró.

los cinco gastos y dónde se pierde la factura de cada uno

1. Gasolina. Cargas en estaciones distintas de la misma ruta, cada una con su portal. El ticket vive en la cartera hasta que se borra. El trámite está en facturar gasolina.
2. Casetas. Código de 18 caracteres por cruce, y si el vehículo trae TAG el CFDI lo emite el proveedor del TAG, no CAPUFE. Los detalles están en facturar casetas.
3. Comidas con clientes. Es el gasto que más se factura mal, porque casi nadie sabe que deduce el 8.5 por ciento y que en efectivo no deduce nada.
4. Hospedaje. El hotel timbra al hacer el check out, con los datos que dictó el huésped a las once de la noche. Un RFC mal capturado ahí se descubre en la anual.
5. Estacionamientos, taxis y apps de transporte. Cargos de 80 a 300 pesos que nadie factura de a uno. En una ruta semanal se acumulan solos.

qué exige el SAT en cada uno de esos gastos

La comida con cliente es el caso donde más dinero se cree tener y menos hay. El artículo 28, fracción XX de la Ley del ISR declara no deducible el 91.5 por ciento de los consumos en restaurantes; para deducir el 8.5 restante el pago debe hacerse con tarjeta de crédito, débito, servicios o monedero autorizado por el SAT. En efectivo no deduce nada. En bares, nunca.

Ese porcentaje arrastra al IVA. Cuando una erogación es parcialmente deducible para ISR, solo se acredita el IVA en esa misma proporción (LIVA, artículo 5, fracción I). Es decir, del IVA de una comida con cliente se acredita el equivalente al 8.5 por ciento del consumo, no el 16 por ciento del total.

El mismo consumo cambia de trato cuando es viático: deduce al 100 por ciento hasta 750 pesos diarios por persona en territorio nacional, si el viaje es fuera de una faja de 50 kilómetros alrededor de tu establecimiento y acompañas el CFDI de hospedaje o transporte (LISR, artículo 28, fracción V). Si solo acompañas el comprobante de transporte, la comida deduce únicamente cuando se pagó con la tarjeta de crédito de quien viaja.

La gasolina no perdona el efectivo en ningún monto: pago electrónico obligatorio aun por debajo de 2,000 pesos, y el CFDI debe traer el permiso de la Ley de Hidrocarburos del proveedor (LISR, artículo 27, fracción III). El resto de los gastos siguen las reglas generales de la guía de gastos deducibles.

Fuentes: Ley del ISR, artículos 27 y 28; Ley del IVA, artículo 5; portal del SAT. Guía orientativa, valida tu caso con tu contador.

ejemplo de cálculo, con los supuestos a la vista

Ejemplo con supuestos, no un caso real de clientes.

Supuestos: un vendedor en ruta con 4,000 pesos de gasolina, 900 de casetas, 2,400 de hospedaje y 3,500 de comidas con clientes al mes, todo pagado con tarjeta y nada facturado. Las comidas son en su propia ciudad, así que no califican como viáticos.

• Gasolina, casetas y hospedaje: 7,300 pesos con IVA incluido. IVA no acreditado, 7,300 × 0.16 ÷ 1.16 = 1,006.90 pesos al mes.
• Comidas con clientes: 3,500 pesos. Como solo deduce el 8.5 por ciento, el IVA acreditable es también el 8.5 por ciento del que traslada el restaurante, unos 41.03 pesos al mes.
• Total de IVA que se queda en el camino: 1,047.93 pesos al mes, 12,575 al año.
• Base deducible para ISR que se pierde: 6,293 pesos al mes de los tres primeros conceptos, más 256 pesos de la comida.

Un vendedor. Con cinco en ruta, multiplica.

cómo lo resuelve la app, paso a paso

1. Se sube el PDF del estado de cuenta de la tarjeta con la que se gasta en ruta, sea corporativa o personal con reembolso.
2. La app extrae fecha, comercio y monto de cada cargo. Ahí ya está la lista completa de lo que se gastó, sin depender del sobre de tickets.
3. Con la CIEC baja los CFDI recibidos del SAT y cruza por monto y fecha, con tolerancia de días.
4. Lo que queda sin pareja es el pendiente, ordenado por fecha de compra para atacar primero lo que vence.
5. Cada pendiente abre con su portal y los datos fiscales listos para pegar; para la gasolina y las casetas la app llena los campos desde la foto del ticket.
6. Quien revisa la comprobación ve una lista salida del banco, no un fajo de papeles con montos que no cuadran.

empieza por los últimos tres meses

El reporte gratis cruza hasta 3 meses de estados de cuenta contra los CFDI y separa lo que ya se perdió de lo que todavía se puede timbrar. Después, la rutina que lo sostiene es conciliar contra el banco alrededor del día 25. Si el vendedor factura por su cuenta como persona física, la guía de freelancer explica qué gastos entran en su declaración.

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