Transportistas, repartidores y flotillas

Actualizado: agosto 2026

Si cargas combustible dos veces por semana y cruzas casetas casi a diario, tu problema no es facturar un ticket. Son decenas de tickets chicos al mes, cada uno con su portal y su fecha límite. Y el combustible tiene una regla propia: sin pago electrónico no deduce, aunque la carga sea de 300 pesos.

los cinco gastos y dónde se pierde la factura de cada uno

1. Combustible. El ticket térmico se borra en la guantera y el portal pide tres datos que solo viven ahí: número de estación, Web ID y folio. El paso a paso está en facturar gasolina.
2. Casetas de peaje. El ticket de CAPUFE trae un código de 18 caracteres que hay que capturar sin espacios ni guiones, y el portal solo factura cruces del ejercicio fiscal en curso. Si pasaste con TAG, ese cruce ni siquiera aparece ahí. Los detalles están en facturar casetas de CAPUFE.
3. Taller y refacciones. El mecánico promete mandar la factura por correo y la manda cuando el mes ya cerró, o la timbra con un RFC mal capturado que nadie revisa hasta la anual.
4. Comida y hospedaje del operador en ruta. El operador paga con su tarjeta, guarda los tickets en la cartera y los entrega al regreso, cuando ya nadie puede pedir el CFDI.
5. Estacionamiento, pensión y lavado. Cargos de 60 a 200 pesos que nadie factura porque el trámite parece más caro que el gasto. Sumados al año dejan de parecerlo.

qué exige el SAT en cada uno de esos gastos

El combustible es el caso más estricto de la ley: el pago debe hacerse con cheque nominativo, transferencia, tarjeta de crédito, débito o servicios, o monedero electrónico autorizado, aun cuando la contraprestación no exceda de 2,000 pesos, y en el CFDI debe constar el permiso vigente expedido conforme a la Ley de Hidrocarburos al proveedor del combustible (LISR, artículo 27, fracción III, segundo párrafo).

Ese permiso no es un dato secreto. La Comisión Nacional de Energía publica el padrón de permisos de petrolíferos, y los de tipo expendio son las estaciones de servicio: cada uno trae razón social del permisionario y número de permiso. La app importa ese padrón y lo usa para reconocer qué cargo de tu estado de cuenta es una gasolinera y quién factura esa estación.

Los viáticos tienen su propio tope. La alimentación deduce hasta 750 pesos diarios por beneficiario en territorio nacional, el viaje debe ocurrir fuera de una faja de 50 kilómetros alrededor de tu establecimiento, y hay que acompañar el CFDI de hospedaje o transporte (LISR, artículo 28, fracción V). Si solo acompañas el comprobante de transporte, la comida deduce únicamente cuando se pagó con la tarjeta de crédito de quien viaja.

El resto de los gastos siguen las tres reglas generales de la guía de gastos deducibles: CFDI a tu RFC, pago electrónico arriba de 2,000 pesos y gasto estrictamente indispensable.

Fuentes: Ley del ISR, artículos 27 y 28; portal del SAT. Padrón de permisos de petrolíferos de la Comisión Nacional de Energía. Esta guía es orientativa, valida tu caso con tu contador.

ejemplo de cálculo, con los supuestos a la vista

Ejemplo armado con supuestos, no el caso de un cliente. Cambia los números por los tuyos y la aritmética es la misma.

Supuestos: una camioneta, 9 cargas de combustible al mes de 1,200 pesos cada una y 12 casetas al mes de 150 pesos. Ninguna de esas 21 operaciones se factura.

• Gasto mensual sin CFDI: 10,800 más 1,800 son 12,600 pesos con IVA incluido.
• IVA que no acreditas: 12,600 × 0.16 ÷ 1.16 = 1,737.93 pesos al mes, o sea 20,855 pesos al año.
• Base que dejas de deducir para ISR: 10,862 pesos al mes, 130,344 al año. Cuánto ISR representa depende de tu tarifa; en RESICO no hay deducción de gastos y el golpe se queda en el IVA.

cómo lo resuelve la app, paso a paso

1. Subes el PDF del estado de cuenta que tu banco ya te manda. Nunca pedimos usuario ni contraseña de tu banca en línea, como explicamos en seguridad.
2. La app lee fecha, comercio y monto de cada cargo, y marca cuáles son gasolineras cruzando el nombre contra el padrón de la Comisión Nacional de Energía.
3. Con tu CIEC baja tus CFDI recibidos del SAT y los cruza por monto y fecha, con tolerancia de días.
4. Los cargos que quedan sin pareja son tu pendiente, ordenados por fecha de compra: primero lo que está por vencer.
5. Para cada pendiente abre el portal correcto con tus datos fiscales listos para pegar, FACTURAGAS para la carga y el de CAPUFE para la caseta.
6. Cuando tienes el ticket a mano, la foto basta: la app extrae estación, Web ID y folio, y llena el formulario.

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